asistente ii - Guatemala City - Universidad del Valle de Guatemala

Descripción

Objetivo del puesto:
Bajo la supervisión del Coordinador Financiero y Coordinador de País de Guatemala, atender a los clientes internos y externos del Programa de VIHCA de acuerdo con las políticas de la Universidad del Valle de Guatemala y dar apoyo en todas las gestiones de carácter administrativo y técnico que ayuden al cumplimiento de los objetivos del Programa de VIHCA, así como llevar el control de activos fijos e inventarios del programa.

Funciones del puesto:
1. Llevar un control permanente del inventario de suministros de oficina y limpieza para las oficinas centrales del Programa de VIHCA.
2. Monitorear y supervisar el inventario de equipo, suministros médicos, suministros de laboratorio, material impreso, mobiliario, etc., del Programa de VIHCA, así como soporte en la recepción, control y entrega de insumos.
3. Llevar al día el control de activos fijos de: Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y Panamá del Programa de VIHCA, incluyendo el registro de cartas de responsabilidad, stickers proporcionados por el departamento de Activos Fijos y las fotografías respectivas.
4. Definir la periodicidad con la que se realizará el inventario e implementar las técnicas y métodos más apropiados para llevar un sistema de control de inventarios efectivo.
5. Mantener la seguridad en los lugares donde se almacena inventario (equipo, suministros de laboratorio, suministros médicos, suministros de oficina y limpieza, mobiliario, material impreso, etc.
6. Garantizar el cumplimiento de los requerimientos técnicos establecidos para el proyecto.
7. Apoyar en la solicitud mensual de fondos de Guatemala y presentarla en tiempo y debida forma al Coordinador Financiero.
8. Coordinar y dar seguimiento a compras nacionales.
9. Llevar a cabo todas aquellas tareas que puedan ser requeridas de manera razonable o excepcional y que tengan como fin asegurar el funcionamiento operativo del área administrativa.

Actividades:
1. Redacción de memos y cartas.
2. Apoyo logístico en actividades especiales.
3. Provisión de suministros de oficina al personal de VIH.
4. Actualización de archivos físicos y digitales.
5. Sustituir a la Recepcionista cuando se ausente.
6. Dar apoyo al personal administrativo cuando este lo requiera.
7. Coordinar y dar seguimiento a compras nacionales.
8. Búsqueda de proveedores para compras nacionales.
9. Liderar procesos de cotización.
10. Supervisar actividades relacionadas con el mantenimiento de la oficina.
11. Actualización del archivo de activos fijos de la región centroamericana.
12. Elaborar y mantener actualizado el inventario del equipo de cómputo, de comunicaciones y software que posea la institución; y resguardar las licencias de uso, manuales y medios físicos de software adquiridos

Formación: Técnico Universitario en carreras relacionadas en las Ciencias Económicas (Administración de Empresas, Mercadotecnia, Contaduría, Auditoría, etc).

Experiencia: 2 años mínimo

Idioma: Inglés nivel intermedio

Conocimientos requeridos:
Procesos administrativos, aspectos básicos de manejo de proyectos, administración general, manejo de programas de computación (Outlook, Word, Excel, Project, PowerPoint, Internet).

Habilidades:
Comunicación efectiva, planificación, coordinación, habilidad para elaboración de reportes, organización, habilidades conceptuales, técnicas de análisis y síntesis, apegado a procesos, principios de contabilidad, habilidad con números y cálculos, atención al detalle, disposición para trabajar bajo presión, trabajo en equipo y orientado a metas.

Horario: de lunes a viernes de 08:00 a 17:00, horario extendido según necesidades de la unidad de VIH

Interesados en la posición y que cumplan con los requisitos subir hoja de vida y enviar pretensión salarial antes del 29 de abril de 2024.